Dokumenty i zasady Rozumeo

Polityka prywatności

Wyjaśniamy prostym językiem, jakie dane są potrzebne do organizacji korepetycji online, kto może mieć do nich dostęp i jak skorzystać ze swoich praw.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych użytkowników platformy Rozumeo jest jej operator. To on decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych związanych z kontem, rezerwacją, płatnością i obsługą lekcji.

Operator: Dane operatora zostaną uzupełnione przed publikacją.
Adres: Do uzupełnienia przed publikacją.
NIP i rejestr: NIP do uzupełnienia, wpis CEIDG albo KRS do uzupełnienia
Kontakt: prywatnosc@openmind.kleg.us

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na prywatnosc@openmind.kleg.us. W zgłoszeniu nie przesyłaj hasła, pełnego numeru dokumentu tożsamości ani innych danych, których nie potrzebujemy do identyfikacji sprawy.

2. Jakie dane zbieramy

Konto i profil

adres e-mail, zaszyfrowane hasło, rola konta, status konta i historia logowania;
imię i nazwisko, numer telefonu oraz informacje potrzebne do uzupełnienia profilu;
typ szkoły, klasa, województwo, preferowana długość lekcji i dostępność;
dane rodzica lub opiekuna, jeżeli prowadzi konto ucznia poniżej 16. roku życia.

Rezerwacje, płatności i nauka

wybrany przedmiot, korepetytor, termin, długość i status lekcji;
kwota, waluta, status płatności i identyfikator transakcji operatora płatności;
wiadomości na czacie, zapisane tablice, materiały i pliki przesłane do pokoju;
opinie o lekcji, zgłoszenia do obsługi oraz korespondencja reklamacyjna.

Dane techniczne

Możemy przetwarzać adres IP, datę i czas żądania, typ przeglądarki, identyfikatory sesji, logi błędów i zdarzenia bezpieczeństwa. Przeglądarka zapisuje też lokalnie dane opisane w polityce cookies.

3. Cele i podstawy prawne

Cel	Przykładowe dane	Podstawa
Założenie konta, rezerwacja i realizacja lekcji	Dane konta, profil, terminy, pokój nauki	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Płatności, księgowość i obowiązki podatkowe	Kwota, status transakcji, dane rozliczeniowe	Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i roszczenia	Logi, historia działań, korespondencja	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Ochrona małoletnich i weryfikacja osób prowadzących zajęcia	Potwierdzenia weryfikacji, dokumenty wymagane prawem	Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO w związku z prawem krajowym
Dobrowolne przyszłe nabory lub komunikacja marketingowa	Dane kontaktowe objęte odrębną zgodą	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Prawnie uzasadnionym interesem operatora jest utrzymanie bezpieczeństwa platformy, obsługa sporów, wykrywanie nadużyć i doskonalenie działania usługi. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na tej podstawie.

4. Dane małoletnich

Rodzic lub opiekun podaje własne dane kontaktowe, relację z uczniem i potwierdza uprawnienie do działania w jego imieniu. Nie prosimy w tym procesie o PESEL, prywatny adres e-mail ani numer telefonu dziecka. Uczeń, który ukończył 16 lat, może prowadzić własne konto, przy czym czynności wywołujące skutki finansowe mogą wymagać udziału przedstawiciela ustawowego zgodnie z przepisami prawa cywilnego.

Dane dziecka nie są używane do reklamy behawioralnej ani profilowania marketingowego. Zasady bezpieczeństwa lekcji opisujemy w Standardach ochrony małoletnich.

5. Lekcje i pokój online

Pokój nauki może zawierać czat, tablice, pliki, historię zajęć oraz połączenie audio, wideo i udostępnianie ekranu. Treści czatu, tablic i plików są zapisywane, aby uczeń mógł do nich wrócić po lekcji. Dostęp mają uprawnieni uczestnicy pokoju oraz osoby obsługujące system w zakresie niezbędnym do wsparcia lub bezpieczeństwa.

Obraz i dźwięk służą transmisji lekcji w czasie rzeczywistym. Rozumeo nie nagrywa domyślnie rozmów audio ani wideo. Nagranie może zostać uruchomione tylko po uprzednim poinformowaniu uczestników, wskazaniu celu, okresu przechowywania i właściwej podstawy prawnej. Użytkownik sam udziela przeglądarce dostępu do kamery, mikrofonu lub ekranu i może ten dostęp wyłączyć.

6. Kandydaci i korepetytorzy

W zgłoszeniu wstępnym przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, status kandydata, informację o ważnej legitymacji studenckiej i wybrane przedmioty. Po zaproszeniu do współpracy zakres może objąć numer telefonu, adres zamieszkania i rozliczeń, wykształcenie, doświadczenie, zdjęcie, dostępność i dane do rozliczeń.

Dokumenty potwierdzające tożsamość, status studenta, kwalifikacje lub informacje wymagane przy dopuszczeniu do pracy z małoletnimi są przechowywane prywatnie. Nie są publikowane w profilu. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione do weryfikacji. Informacje dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa są przetwarzane tylko wtedy, gdy zezwala na to prawo i wyłącznie w wymaganym zakresie.

Zgoda na zachowanie zgłoszenia na potrzeby przyszłych naborów jest dobrowolna i można ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

7. Odbiorcy danych i transfery

Dane mogą otrzymać dostawcy hostingu, bazy danych i kopii zapasowych, poczty elektronicznej, przechowywania plików, płatności, księgowości, wsparcia technicznego, narzędzi komunikacji oraz podmioty świadczące pomoc prawną. Każdy dostawca otrzymuje tylko zakres potrzebny do wykonania swojej usługi i działa na podstawie umowy albo jako odrębny administrator, jeżeli wynika to z charakteru usługi.

Dane mogą być udostępnione sądom, organom ścigania, organom podatkowym lub innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek wynika z prawa. Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy mechanizm wymagany przez RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne. Informację o konkretnych dostawcach i zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem prywatności.

8. Czas przechowywania

konto i dane organizacji lekcji: przez czas korzystania z platformy, a po zamknięciu konta do upływu okresów reklamacyjnych i przedawnienia roszczeń;
dokumenty płatnicze i rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
czat, tablice i pliki: przez czas działania pokoju nauki lub do ich usunięcia zgodnie z zasadami usługi, z uwzględnieniem kopii zapasowych i obowiązku zabezpieczenia dowodów;
logi bezpieczeństwa: przez okres proporcjonalny do ryzyka, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu;
odrzucone zgłoszenia korepetytorów: do zakończenia naboru i przez okres potrzebny do obsługi ewentualnych roszczeń;
dane przyszłych naborów: maksymalnie 12 miesięcy lub do wycofania zgody;
dokumentacja incydentów dotyczących małoletnich: przez okres wymagany prawem i potrzebny do ochrony dziecka oraz wykazania prawidłowej reakcji.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile nie istnieje obowiązek ich dalszego zabezpieczenia.

9. Twoje prawa

W zależności od podstawy przetwarzania możesz żądać dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Aby wykonać prawo, napisz na prywatnosc@openmind.kleg.us. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pełny tekst RODO · Urząd Ochrony Danych Osobowych

10. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne

Stosujemy kontrolę dostępu według roli, hashowanie haseł, szyfrowanie transmisji, prywatne przechowywanie dokumentów korepetytorów, rejestrowanie zdarzeń administracyjnych oraz kopie zapasowe. Dostęp pracowników i współpracowników jest ograniczony do tego, co niezbędne do ich obowiązków.

Rozumeo nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Automatyczne reguły, np. wygaśnięcie nieopłaconej rezerwacji, służą realizacji opisanych zasad platformy i mogą zostać wyjaśnione przez obsługę.

11. Zmiany polityki

Polityka może zostać zaktualizowana, gdy zmienią się funkcje platformy, dostawcy lub przepisy. O istotnej zmianie dotyczącej konta albo celu przetwarzania poinformujemy w panelu lub e-mailem przed jej wejściem w życie, jeżeli wymaga tego prawo. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym samym adresem.